Resumen rápido: los libros que necesitas dependen de cómo tributas y de qué haces. En estimación directa simplificada llevas tres libros registro: ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. Si eres profesional se añade el de provisiones de fondos y suplidos. Si tu actividad es mercantil en estimación directa normal, necesitas contabilidad completa (libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales). Además, si tu actividad lleva IVA, debes tener los libros registro de IVA (facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión). En módulos, las obligaciones son mínimas. Y todo se conserva al menos 4 años, o 6 si llevas contabilidad mercantil.
Índice
- Dos grupos de libros: IRPF e IVA
- Estimación directa simplificada
- Profesionales: el libro de provisiones y suplidos
- Estimación directa normal: contabilidad completa
- Módulos
- Libros registro de IVA
- Qué datos debe tener cada libro
- Plantilla sencilla
- Cómo y cuándo anotar
- Cuánto tiempo hay que conservarlos
- Libros y Verifactu
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Dos grupos de libros: IRPF e IVA
Un autónomo tiene que pensar en dos obligaciones distintas, porque se corresponden con dos impuestos:
| Impuesto | Para qué sirven | Libros |
|---|---|---|
| IRPF | Calcular tu rendimiento neto | Libros de ingresos, gastos, bienes de inversión (y provisiones y suplidos, si eres profesional) |
| IVA | Calcular el IVA que repercutes y soportas | Libros registro de facturas expedidas, recibidas y bienes de inversión |
Muchos autónomos llevan ambos juntos en una hoja de cálculo o, mejor, en un programa de facturación que los genera automáticamente.
Estimación directa simplificada
Es el régimen de la mayoría de autónomos. Consulta estimación directa simplificada vs normal. Si eres empresario (comercio, hostelería, servicios con negocio), debes llevar:
| Libro | Qué recoge |
|---|---|
| Libro registro de ventas e ingresos | Todas las facturas que emites y demás ingresos de la actividad |
| Libro registro de compras y gastos | Las facturas y justificantes de los gastos de la actividad |
| Libro registro de bienes de inversión | Equipos, vehículos u otros activos con vida útil superior a un año, para las amortizaciones |
Importante: el de bienes de inversión solo es necesario si tienes activos que amortizas. Si no tienes ninguno, no habrá nada que anotar.
Profesionales: el libro de provisiones y suplidos
Si tu actividad es profesional (consultor, diseñador, abogado, traductor…), en estimación directa, simplificada o normal, tienes cuatro libros:
- Libro registro de ingresos
- Libro registro de gastos
- Libro registro de bienes de inversión
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
El cuarto sirve para anotar:
- Provisiones de fondos: dinero que un cliente te adelanta para pagar gastos en su nombre.
- Suplidos: gastos que tú pagas por cuenta del cliente (tasas, notaría, etc.) y que luego le repercutes.
Si no manejas dinero de clientes de esta forma, este libro estará vacío, pero conviene tenerlo.
Estimación directa normal: contabilidad completa
Si tu actividad es mercantil (negocios con carácter de comerciante) y estás en estimación directa normal, la Agencia Tributaria exige una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad. Debes llevar:
- Libro diario: registra cronológicamente todas las operaciones económicas.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: recoge el inventario y las cuentas del ejercicio.
Además, deberás mantener los libros fiscales (de IVA y de bienes de inversión). Estos libros suelen legalizarse en el Registro Mercantil, así que consulta con tu gestoría si te corresponde.
Para actividades no mercantiles (por ejemplo, profesionales o agrícolas en directa normal), lo habitual es seguir con los libros registro y no con la contabilidad completa.
Módulos
En estimación objetiva (módulos), las obligaciones son mínimas: normalmente basta con conservar las facturas recibidas y los justificantes de los módulos aplicados, y llevar el libro de bienes de inversión solo si amortizas. Consulta módulos para autónomos.
Aun así, si estás en el IVA simplificado debes conservar las facturas recibidas.
Libros registro de IVA
Todo autónomo sujeto a IVA (en régimen general) debe llevar los libros registro de IVA:
| Libro | Qué recoge |
|---|---|
| Facturas expedidas | Todas las facturas que emites |
| Facturas recibidas | Todas las facturas de compras y gastos |
| Bienes de inversión | Los bienes de inversión, a efectos de la regularización del IVA |
| Operaciones intracomunitarias | Solo si operas con empresas de la UE. Consulta IVA en facturas a clientes de la UE y de fuera de la UE |
Estos libros son los que permiten cuadrar tus modelos 303 y el resumen anual del modelo 390.
En el libro de facturas emitidas, cada registro debe incluir, entre otros: número y serie, fecha, NIF del cliente, base imponible, tipo de IVA, cuota, y la mención de exención o inversión del sujeto pasivo si procede.
Qué datos debe tener cada libro
Un resumen práctico de los campos clave:
| Libro | Campos mínimos |
|---|---|
| Ventas e ingresos | Nº de factura, fecha, cliente y NIF, concepto, base, IVA, retención, total |
| Compras y gastos | Fecha, proveedor y NIF, nº de factura, concepto, base, IVA, total, si es deducible |
| Bienes de inversión | Descripción del bien, fecha de adquisición, valor, método y cuota anual de amortización |
| Provisiones y suplidos | Fecha, cliente, concepto, importe, si es provisión o suplido |
Plantilla sencilla
Puedes empezar con una hoja de cálculo con tres pestañas:
Pestaña 1: Ingresos
| Nº | Fecha | Cliente | NIF | Concepto | Base | IVA | Retención | Total |
|---|
Pestaña 2: Gastos
| Fecha | Proveedor | NIF | Nº factura | Concepto | Base | IVA | Total | ¿Deducible? |
|---|
Pestaña 3: Bienes de inversión
| Bien | Fecha de compra | Valor | % amortización | Amortización anual | Valor pendiente |
|---|
Ventaja: con esta hoja puedes calcular tu rendimiento neto y preparar tus modelos 130 y 303 en pocos minutos. Limitación: una hoja casera no cumplirá Verifactu cuando llegue 2027. Consulta Verifactu y cómo hacer una factura de autónomo.
Cómo y cuándo anotar
- Anota cada operación con su fecha, concepto, importe y los datos de la factura o del justificante.
- Ordena las facturas por fecha y agrúpalas por trimestre.
- Actualiza los libros antes de presentar cada trimestre (al menos antes del plazo del calendario fiscal).
- No los dejes para el final del año: es la causa más habitual de errores y olvidos.
- Anota también los ingresos sin factura, si los hubiera, y los cobros en efectivo.
Puedes hacerlo a mano, en una hoja de cálculo o con un programa. Lo importante es que estén completos, ordenados y disponibles si Hacienda los pide.
Cuánto tiempo hay que conservarlos
| Obligación | Plazo |
|---|---|
| Libros, facturas y justificantes a efectos tributarios | 4 años (plazo general de prescripción) |
| Libros contables mercantiles (Código de Comercio) | 6 años, desde el último asiento |
Regla práctica: conserva seis años si llevas contabilidad mercantil y cuatro si solo llevas libros registro. En caso de duda, guarda más tiempo, nunca menos. Se pueden conservar en papel o en formato electrónico, siempre que sean legibles e íntegros.
Libros y Verifactu
Los libros registro son una obligación distinta del sistema Verifactu, que afecta al programa con el que emites facturas y será obligatorio para autónomos a partir del 1 de julio de 2027. Pero un buen programa de facturación te generará los libros automáticamente, así que cambiar de herramienta suele resolver las dos cosas a la vez. Consulta factura electrónica obligatoria para autónomos.
Errores frecuentes
- No llevar ningún libro por pensar que “con las facturas basta”.
- Confundir los libros del IRPF con los del IVA.
- Olvidar el libro de provisiones y suplidos siendo profesional.
- Anotar solo a final de año y perder facturas.
- No guardar los justificantes durante el plazo legal.
- Mezclar gastos personales y profesionales en el libro de gastos.
- Llevar los libros en una hoja casera sin copia de seguridad.
- No actualizar los libros antes de presentar el trimestral, con errores en el 303.
- Creer que en módulos no hay que guardar nada. Las facturas recibidas se conservan.
Preguntas frecuentes
¿Qué libros contables tiene que llevar un autónomo?
Depende de su régimen: en directa simplificada, los libros de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión; si es profesional, también el de provisiones y suplidos; y los libros de IVA si está sujeto al impuesto.
¿Estoy obligado a llevar libro diario?
Solo si tu actividad es mercantil y estás en estimación directa normal.
¿Qué libros llevo si estoy en módulos?
Conservar las facturas recibidas y, si amortizas, el libro de bienes de inversión.
¿Puedo llevar los libros en Excel?
Sí, hoy. Cuando Verifactu sea obligatorio, tu programa de facturación deberá cumplir los requisitos.
¿Cuánto tiempo guardo los libros?
Al menos 4 años a efectos fiscales y 6 si llevas contabilidad mercantil.
¿Tengo que legalizar los libros?
Quienes llevan contabilidad mercantil suelen hacerlo en el Registro Mercantil. Los libros registro fiscales normalmente no. Consúltalo con tu gestoría.
¿Qué pasa si no llevo los libros?
Puede haber sanciones y problemas para justificar tus gastos en una inspección.
¿Dónde puedo comprobar mis obligaciones?
En la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu gestoría.
Conclusión
Los libros del autónomo no son una complicación si los llevas al día. Identifica qué libros te corresponden según tu régimen, anótalos cada trimestre antes de presentar tus impuestos y conserva todo al menos cuatro años. Un buen programa de facturación te los dará hechos, y te ahorrará el trabajo cuando llegue Verifactu.
Consulta también gastos deducibles para autónomos, modelo 303 de IVA y cómo hacer una factura de autónomo.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Confirma las obligaciones de tu caso con la Agencia Tributaria o con tu gestoría.