Resumen rápido: una factura de autónomo válida debe incluir número (y serie) correlativo, fecha, tus datos y los de tu cliente (nombre, NIF y domicilio), descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA y cuota, y, si procede, la retención de IRPF y el total. La numeración debe ser correlativa y la factura se emite, en general, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Si facturas a particulares por poco importe, puedes usar una factura simplificada. Desde el 1 de julio de 2027, los autónomos tendrán que usar un programa adaptado a Verifactu.
Índice
- Cuándo debes emitir una factura
- Los datos obligatorios
- Numeración y series
- IVA y retención de IRPF en la factura
- Plantilla de factura lista para copiar
- Ejemplo con números
- La factura simplificada
- Facturas exentas de IVA o a clientes extranjeros
- Plazo para emitir y conservar las facturas
- Verifactu y factura electrónica: qué cambia
- Qué hacer si te equivocas
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Cuándo debes emitir una factura
Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realizan en su actividad:
- Siempre que el cliente sea una empresa o un profesional.
- Cuando un particular te la pide, aunque sea un importe pequeño.
- En las operaciones con clientes extranjeros. Consulta [IVA en facturas a clientes de la UE y de fuera de la UE].
Importante: hay que facturar antes de cobrar, y facturar sin haberte dado de alta puede acarrear sanciones. Consulta [cómo darse de alta como autónomo paso a paso].
Los datos obligatorios
El Reglamento de facturación establece el contenido mínimo de una factura completa:
| Dato | Qué debe constar |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativo, sin saltos ni repeticiones |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura |
| Fecha de la operación | Si es distinta de la fecha de expedición |
| Tus datos (expedidor) | Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio |
| Datos del cliente (destinatario) | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Descripción de la operación | Qué servicio o producto facturas, con los datos necesarios para calcular la base |
| Base imponible | El importe antes de impuestos |
| Tipo de IVA | Normalmente el 21 %, aunque hay tipos del 10 % y del 4 % |
| Cuota de IVA | El resultado de aplicar el tipo a la base |
| Retención de IRPF | Si corresponde, el porcentaje y el importe |
| Total | Importe final a pagar |
Si la operación está exenta de IVA o no sujeta, debes indicar la referencia legal que lo justifica.
Numeración y series
- La numeración debe ser correlativa: 1, 2, 3… sin saltos, para que Hacienda pueda comprobar que no faltan facturas.
- Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para facturas ordinarias y otra para rectificativas), cada una con su numeración propia.
- Lo habitual es reiniciar la numeración cada año, con el año en el número (por ejemplo, 2026-001).
- No puedes borrar ni reutilizar un número. Si te equivocas, se corrige con una factura rectificativa. Consulta [factura rectificativa: cuándo y cómo emitirla].
IVA y retención de IRPF en la factura
IVA: se calcula sobre la base imponible. El tipo general es del 21 %. Consulta [modelo 303 de IVA].
Retención de IRPF: solo si eres profesional y tu cliente es una empresa o profesional establecido en España:
- 15 % como tipo general.
- 7 % si eres nuevo autónomo, durante el año de alta y los dos siguientes, y se lo has comunicado por escrito a tu cliente.
La retención se calcula sobre la base imponible (no sobre el total con IVA) y se resta al final de la factura. Consulta [retenciones del 7 % y 15 % en facturas de autónomos].
Plantilla de factura lista para copiar
Puedes copiar esta plantilla en Word, Excel o Google Docs:
FACTURA
Nº de factura: 2026-001
Fecha de expedición: [dd/mm/aaaa]
Fecha de la operación: [dd/mm/aaaa] (si es distinta)
DATOS DEL EMISOR
[Nombre y apellidos o razón social]
NIF: [tu NIF]
Domicilio: [dirección completa]
Correo electrónico: [opcional]
DATOS DEL CLIENTE
[Nombre o razón social]
NIF: [NIF del cliente]
Domicilio: [dirección completa]
| Descripción | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| [Servicio prestado en detalle] | 1 | [importe] | [importe] |
| Base imponible | [importe] € |
| IVA 21 % | [importe] € |
| Retención IRPF [15 % / 7 %] | − [importe] € |
| TOTAL A PAGAR | [importe] € |
Forma de pago: transferencia bancaria a [IBAN]
Vencimiento: [dd/mm/aaaa]
Si procede: mención legal de exención o de no sujeción.
Ejemplo con números
Un diseñador, nuevo autónomo, factura un proyecto a una empresa española.
| Concepto | Con retención del 15 % | Con retención del 7 % |
|---|---|---|
| Base imponible | 1.000 € | 1.000 € |
| IVA (21 %) | + 210 € | + 210 € |
| Retención de IRPF | − 150 € | − 70 € |
| Total a pagar | 1.060 € | 1.140 € |
Cómo se lee:
- La retención se calcula sobre 1.000 € (la base), no sobre 1.210 €.
- El IVA (210 €) lo cobra el autónomo y lo ingresa después en el modelo 303.
- La retención (150 € o 70 €) la ingresa el cliente en Hacienda a nombre del autónomo.
La factura simplificada
La factura simplificada (el antiguo “ticket”) es una versión reducida, con menos datos: normalmente no hace falta el NIF ni el domicilio del cliente.
- Cuándo se puede usar: cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido). Hay un límite mayor, de 3.000 €, para ciertas actividades (por ejemplo, venta minorista, hostelería o transporte de personas).
- Cuándo no: si tu cliente es una empresa y necesita deducirse el IVA, te pedirá una factura completa.
- Datos que incluye: número, fecha, tus datos, descripción, importe total y el tipo de IVA aplicado.
Si tienes clientes particulares, esta puede ser la opción cómoda. Para trabajar con empresas, usa siempre la completa.
Facturas exentas de IVA o a clientes extranjeros
Algunas facturas llevan menciones específicas:
- Operaciones exentas de IVA (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios o docentes): indica el artículo de la ley que fundamenta la exención.
- Clientes de la UE con NIF-IVA válido: factura sin IVA, con la mención de inversión del sujeto pasivo, y los NIF-IVA de ambas partes.
- Clientes de fuera de la UE: factura sin IVA, con la mención de operación no sujeta.
Todos los detalles están en [IVA en facturas a clientes de la UE y de fuera de la UE].
Plazo para emitir y conservar las facturas
- Cuándo emitirla: en general, en el momento de realizar la operación o, como tarde, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Cuando el cliente es otro empresario o profesional, la fecha de devengo de la operación fija los plazos.
- Cuánto conservarla: al menos 4 años, tanto la que emites como las que recibes, para poder justificar ingresos, gastos e IVA ante Hacienda.
- En qué formato: papel o electrónico, siempre que garantices que se conserva legible e íntegra.
Organiza tus facturas por año y trimestre desde el primer día. Consulta [qué hacer el primer mes como autónomo].
Verifactu y factura electrónica: qué cambia
Hay dos normas distintas que se confunden con frecuencia:
| Verifactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Qué regula | El programa con el que emites facturas: debe generar registros inalterables, con huella y código QR | El formato y el intercambio de facturas entre empresas |
| Fecha para autónomos | 1 de julio de 2027 (para sociedades, 1 de enero de 2027) | Alrededor de octubre de 2028 para pymes y autónomos |
- Hasta el 1 de julio de 2027 puedes seguir usando tu programa actual, pero conviene elegir ya uno adaptado para no tener que cambiar después.
- Excel y Word caseros no cumplirán Verifactu: se necesitará un software específico.
- Los fabricantes de software ya están obligados a ofrecer versiones adaptadas.
- Las fechas se han aplazado más de una vez, así que conviene confirmarlas de vez en cuando.
Consulta [Verifactu: qué es y cómo afecta a los autónomos] y [mejores programas de facturación para autónomos].
Qué hacer si te equivocas
- Si la factura aún no se ha enviado: puedes anularla y emitir otra, dejando constancia de la anulación.
- Si ya se ha enviado o contabilizado: emite una factura rectificativa, que referencia a la original y corrige los datos.
- No borres ni modifiques facturas ya emitidas.
Consulta [factura rectificativa: cuándo y cómo emitirla].
Errores frecuentes
- Saltarse números o reutilizarlos.
- Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base.
- Poner retención a clientes extranjeros o particulares.
- Omitir el NIF o el domicilio del cliente en una factura completa.
- Olvidar la mención legal en facturas exentas o no sujetas.
- Emitir la factura tarde, pasado el plazo.
- Usar una factura simplificada con una empresa que necesita deducir el IVA.
- No guardar las facturas durante cuatro años.
- Cobrar sin facturar.
- Dejar la adaptación a Verifactu para el último momento.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una factura de autónomo?
Número, fecha, datos del emisor y del cliente, descripción, base imponible, IVA, retención si procede y total.
¿Tengo que poner IVA siempre?
No: hay operaciones exentas o no sujetas (por ejemplo, a clientes extranjeros), con una mención legal.
¿La retención se calcula sobre el total?
No, sobre la base imponible.
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Sí, de momento. Antes del 1 de julio de 2027 deberás pasar a un programa adaptado a Verifactu.
¿Qué es una factura simplificada?
Una factura reducida para importes pequeños, normalmente hasta 400 € con IVA incluido.
¿Cuánto tiempo guardo las facturas?
Al menos 4 años.
¿Cuándo debo emitir la factura?
En el momento de la operación o, como tarde, antes del día 16 del mes siguiente.
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
No: hay que estar dado de alta, con riesgo de sanciones.
¿Qué hago si me equivoco en una factura?
Emites una factura rectificativa. No se borra la original.
Conclusión
Una buena factura es sencilla pero completa: datos correctos, numeración correlativa, IVA y retención bien calculados y una mención legal cuando haga falta. Usa la plantilla de este artículo, guarda cada factura cuatro años y elige ya un programa preparado para Verifactu, que será obligatorio para autónomos a partir del 1 de julio de 2027.
Consulta también [retenciones del 7 % y 15 % en facturas de autónomos], [modelo 303 de IVA] y [mejores programas de facturación para autónomos].
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Confirma los requisitos y las fechas vigentes con la Agencia Tributaria o con tu gestoría.