Resumen rápido: si un cliente no te paga, actúa por pasos y deja prueba de cada uno: recordatorio amistoso, reclamación formal por burofax, y, si no paga, procedimiento monitorio. Por ley (Ley 3/2004 de morosidad) tienes derecho a intereses de demora automáticos (tipo de referencia del BCE más 8 puntos) y a 40 € de indemnización por factura. Tienes 5 años para reclamar, y el burofax interrumpe ese plazo. Para presentar el monitorio no necesitas abogado ni procurador, aunque si el deudor se opone y la cantidad supera los 2.000 €, sí los necesitarás.
Índice
- Primero, comprueba tu documentación
- Cuándo se considera impago
- Paso 1: recordatorio amistoso
- Paso 2: reclamación formal (burofax)
- Intereses de demora y 40 € por factura
- Paso 3: mediación o negociación
- Paso 4: procedimiento monitorio
- Si el deudor se opone
- Plazo para reclamar: la prescripción
- El IVA de una factura impagada
- Cómo evitar impagos
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Primero, comprueba tu documentación
Antes de reclamar, reúne la prueba de que la deuda existe:
- La factura emitida, correcta y con su vencimiento. Consulta cómo hacer una factura de autónomo.
- El presupuesto aceptado o el contrato, si lo hay.
- Correos y mensajes en los que el cliente acepta el trabajo, pide cambios o reconoce la deuda.
- La entrega del trabajo: albarán, archivos enviados, fotos, informes.
- Extractos que prueben que no has cobrado.
Si trabajaste sin contrato, no estás perdido: los correos, los mensajes y los entregables también acreditan la relación. Guarda todo, y conserva las facturas durante los plazos legales. Consulta cuánto tiempo conservar las facturas.
Cuándo se considera impago
Es impago cuando vence el plazo de pago y el cliente no ha pagado. Conviene saber:
- Plazo pactado: el que figure en el contrato o en la factura.
- Plazo legal (Ley 3/2004): como regla general, 30 días desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio, ampliables por pacto hasta un máximo de 60 días entre empresas y profesionales.
- Si no se pactó nada, se aplica el plazo legal.
Paso 1: recordatorio amistoso
El mismo día del vencimiento, o al día siguiente, envía un recordatorio cordial por correo o mensaje, para dejar constancia:
Hola [nombre]: te escribo para recordarte que la factura nº [número], de [fecha] por importe de [importe] €, venció el [fecha de vencimiento]. ¿Puedes confirmarme cuándo la abonarás? Adjunto copia por si te resulta útil. Gracias.
Muchos impagos son despistes o problemas de tesorería. Un recordatorio rápido resuelve gran parte. Si no responde en unos días, envía un segundo aviso con fecha límite.
Paso 2: reclamación formal (burofax)
Si el cliente no responde o da largas, formaliza la reclamación con un medio que acredite que se envió y qué decía:
- Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido: es lo más habitual y suele costar entre unos pocos euros y unas decenas.
- Requerimiento notarial: más caro, pero con mayor valor probatorio.
Qué debe contener:
- Tus datos y los del cliente.
- La factura o facturas reclamadas, con número, fecha e importe.
- El plazo para pagar (normalmente, 10 o 15 días).
- Los intereses de demora y los 40 € que reclamarás.
- El aviso de que, si no paga, iniciarás acciones judiciales.
Modelo breve: “Por medio del presente, le requiero formalmente el pago de la factura nº [x], de fecha [x], por importe de [x] €, vencida el [x], más los intereses de demora y la indemnización de 40 € por costes de cobro, conforme a la Ley 3/2004. Le concedo un plazo de [10] días desde la recepción. Transcurrido el plazo, reclamaré judicialmente.”
Importante: el burofax interrumpe la prescripción: el plazo para reclamar vuelve a empezar de cero.
Intereses de demora y 40 € por factura
La Ley 3/2004 te da dos derechos en las operaciones entre empresarios y profesionales:
| Derecho | Qué es |
|---|---|
| Intereses de demora | Se devengan automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamar. Si no hay tipo pactado, se aplica el tipo de referencia del BCE más 8 puntos (se publica cada semestre) |
| 40 € por factura | Indemnización fija por costes de cobro, por cada factura en mora |
| Costes adicionales | Si tus costes reales (abogado, burofax, mediador) superan los 40 €, puedes reclamar el exceso si lo justificas |
Ejemplo ilustrativo (con un tipo anual del 10 % supuesto):
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Factura impagada | 3.000 € |
| Intereses (10 % anual × 90 días de retraso) | ≈ 74 € |
| Indemnización por costes de cobro | 40 € |
| Total reclamable | ≈ 3.114 € |
Consulta el tipo vigente de cada semestre antes de calcular.
Paso 3: mediación o negociación
Desde 2025, la ley exige, en la mayoría de procesos civiles, intentar antes un medio adecuado de solución de controversias (MASC): negociación directa, mediación o conciliación. Si se pide una propuesta formal por escrito a tu cliente, y la respuesta es negativa o no llega, queda cumplido el requisito.
- Es una vía rápida y barata para llegar a un acuerdo (por ejemplo, un pago aplazado).
- Guarda las comunicaciones, porque pueden servir de prueba.
- La petición inicial del monitorio se puede presentar directamente. Consulta con un abogado si tienes dudas sobre tu caso.
Paso 4: procedimiento monitorio
El proceso monitorio (arts. 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es la vía judicial más rápida para deudas dinerarias y documentadas:
- No tiene límite de cuantía.
- No exige abogado ni procurador para presentar la petición inicial.
- Se presenta en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor, mediante un formulario oficial.
- Adjuntas la factura, el burofax y las pruebas de la relación.
Qué ocurre después:
- El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga, normalmente en un plazo de 20 días.
- Si paga, se acaba el proceso.
- Si no responde, el juzgado dicta un decreto que cierra el monitorio y puedes pedir la ejecución, es decir, el embargo de cuentas, devoluciones y bienes.
- Si se opone, el caso pasa a un juicio.
Coste: puede ser gratuito si lo haces tú mismo, y las personas físicas no pagan tasas judiciales. Con abogado y procurador, puede ir de unos cientos a más de mil euros, según el caso.
Si el deudor se opone
Si el cliente alega algo (mala calidad, errores, que ya pagó), el monitorio se convierte en un juicio verbal u ordinario, según la cuantía:
- Para reclamaciones que superen los 2.000 €, a partir de ese momento sí necesitas abogado y procurador.
- Para importes menores, algunas fuentes indican que no es obligatorio. Consúltalo con un abogado, porque las fuentes no coinciden al respecto.
Por eso es tan importante tener buena documentación desde el principio.
Plazo para reclamar: la prescripción
- Plazo general: 5 años desde que la deuda pudo exigirse, según el artículo 1964 del Código Civil.
- Se interrumpe (y empieza de nuevo) con un burofax con acuse de recibo, un requerimiento notarial o una reclamación judicial.
- No esperes: cuanto más tardes, más difícil es cobrar y más fácil es perder pruebas.
El IVA de una factura impagada
Aunque no hayas cobrado, ya has ingresado el IVA en Hacienda en el trimestre en que facturaste. Puedes recuperarlo emitiendo una factura rectificativa cuando se cumplan los requisitos legales (plazos, reclamación previa y comunicación a la Agencia Tributaria). Consulta factura rectificativa: cuándo y cómo emitirla y modelo 303 de IVA.
Importante: no rectifiques antes de tiempo ni sin cumplir los requisitos. Si el cliente acaba pagando, tendrás que regularizar el IVA de nuevo.
En el IRPF, los impagados solo pueden deducirse como gasto en la estimación directa normal. Consulta estimación directa simplificada vs normal.
Cómo evitar impagos
- Trabaja siempre con presupuesto aceptado o contrato por escrito, con el precio, las condiciones y el plazo de pago.
- Pide un anticipo (por ejemplo, el 30-50 %) en proyectos grandes o con clientes nuevos.
- Factura pronto y envía la factura en cuanto termines.
- Fija un plazo de pago corto y menciona expresamente los intereses de demora.
- Investiga a tu cliente: comprueba su solvencia antes de aceptar trabajos grandes.
- Divide proyectos grandes en entregas con pagos parciales.
- No entregues el trabajo final hasta cobrar, si el riesgo es alto.
- Controla los vencimientos con un programa de facturación. Consulta mejores programas de facturación para autónomos.
- Reclama pronto: el primer día de impago, no el tercer mes.
Errores frecuentes
- Esperar semanas antes de reclamar.
- Reclamar solo por llamada o WhatsApp, sin prueba.
- No enviar burofax con certificación de contenido.
- No documentar el trabajo entregado.
- Olvidar los intereses y los 40 € que te corresponden.
- Dejar pasar los 5 años.
- Rectificar el IVA sin cumplir los requisitos.
- Aceptar trabajos sin presupuesto firmado.
- Seguir trabajando para un cliente moroso sin cobrar lo anterior.
- No valorar el coste de reclamar frente a la cantidad adeudada.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si un cliente no me paga una factura?
Envía un recordatorio, luego un burofax, y si no paga, presenta un procedimiento monitorio.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar?
Cinco años, que se interrumpen con un burofax o una reclamación judicial.
¿Puedo cobrar intereses?
Sí, automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, al tipo de referencia del BCE más 8 puntos si no pactaste otro.
¿Qué son los 40 euros?
La indemnización fija por costes de cobro de cada factura impagada.
¿Necesito abogado para el monitorio?
No para presentar la petición inicial, sea cual sea el importe. Si hay oposición y la cantidad supera 2.000 €, sí necesitarás abogado y procurador.
¿Qué pasa si no tengo contrato?
Puedes reclamar igualmente con facturas, correos, mensajes y entregables.
¿Qué hago con el IVA?
Puedes recuperarlo con una rectificativa si cumples los requisitos legales.
¿Cuánto cuesta reclamar?
Puede ser gratuito sin abogado o ir de unos cientos a más de mil euros con él, según el caso.
Conclusión
Un impago no es el final del camino: reclama pronto, deja prueba de cada paso, exige los intereses y los 40 € que te corresponden y valora el monitorio cuando el burofax no funcione. Y para el futuro, trabaja con presupuesto aceptado, anticipo y plazos claros: es la mejor forma de no llegar aquí.
Consulta también cómo hacer una factura de autónomo, factura rectificativa y modelo 303 de IVA. Para la normativa, puedes consultar la Ley 3/2004 de morosidad en el BOE y la Ley de Enjuiciamiento Civil en el BOE.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Para reclamar una deuda concreta, consulta con un abogado.