Resumen rápido: como regla general, debes conservar tus facturas al menos 4 años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisar tus declaraciones. Si llevas contabilidad mercantil, el Código de Comercio amplía el plazo a 6 años. Hay excepciones más largas, como las facturas de bienes de inversión (el IVA se regulariza durante 5 años, o 10 en inmuebles, y después hay que sumar 4). Los 4 años no se cuentan desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración en la que se incluye. Puedes guardarlas en papel o en digital, si son legibles y no se pueden alterar.
Índice
- Los plazos principales
- Cómo se cuenta el plazo de 4 años
- Ejemplo práctico
- El plazo mercantil de 6 años
- Excepciones: bienes de inversión y pérdidas
- Qué facturas y documentos conservar
- En qué formato guardarlas
- Cómo organizarlas
- Y si te das de baja
- Qué pasa si no las conservas
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Los plazos principales
| Plazo | A qué se aplica | Fundamento |
|---|---|---|
| 4 años | Facturas y justificantes a efectos fiscales (IVA, IRPF) | Prescripción tributaria (Ley General Tributaria) |
| 6 años | Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, si llevas contabilidad | Artículo 30 del Código de Comercio |
| Regularización + 4 años | Facturas de bienes de inversión con IVA deducido | Ley del IVA |
| 10 años | Comprobación de bases imponibles negativas (sobre todo en sociedades) | Ley del Impuesto sobre Sociedades |
Regla práctica: si no quieres complicarte, guarda todo seis años, y las facturas de equipos, vehículos o inmuebles mucho más.
Cómo se cuenta el plazo de 4 años
Es el error más habitual: los cuatro años no empiezan el día de la factura. Empiezan al día siguiente de que acabe el plazo para presentar la declaración en la que se incluye esa factura:
- Para el IVA: el modelo 303 del trimestre correspondiente. Consulta el calendario fiscal del autónomo 2026.
- Para el IRPF: la declaración de la Renta del año, cuyo plazo acaba a finales de junio del año siguiente.
Esto significa que una misma factura tiene dos “fechas de caducidad” fiscales (la del IVA y la del IRPF), y debes guardarla hasta la más lejana, que suele ser la de la Renta.
Además, el plazo se interrumpe si Hacienda inicia una comprobación y vuelve a empezar de cero, por lo que, si te abren una revisión, conviene guardar todo lo relacionado.
Ejemplo práctico
Una factura emitida en febrero de 2022:
| Qué | Cuándo acaba el plazo de presentación | Prescripción fiscal (4 años) |
|---|---|---|
| Modelo 303 del 1T de 2022 | 20 de abril de 2022 | Abril de 2026 |
| Renta de 2022 | 30 de junio de 2023 | Junio de 2027 |
| Plazo mercantil (6 años desde el último asiento de 2022) | Cierre del ejercicio 2022 | Diciembre de 2028 |
Conclusión: esa factura, aunque el IVA ya “caduque” en 2026, la necesitas hasta junio de 2027 para el IRPF y, si llevas contabilidad mercantil, hasta 2028. Por eso es más seguro guardar por año natural y no tirar nada hasta que pasen los plazos más largos.
El plazo mercantil de 6 años
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios, incluidos los autónomos, a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros contables.
Esto abarca también las facturas. Si llevas contabilidad mercantil, tus plazos mínimos son los seis años. Consulta libros contables que debe llevar un autónomo.
Excepciones: bienes de inversión y pérdidas
Bienes de inversión
El IVA de los bienes de inversión (equipos, vehículos, maquinaria, inmuebles) se regulariza durante varios años:
| Bien | Periodo de regularización del IVA | Conservar la factura |
|---|---|---|
| Bienes muebles (equipos, maquinaria, vehículos) | 5 años | Unos 9 años: 5 + 4 |
| Inmuebles (local, nave, oficina) | 10 años | Unos 14 años: 10 + 4 |
La regla es conservar la factura durante todo el periodo de regularización y los cuatro años de prescripción siguientes. Si compras un ordenador en 2024, guarda la factura hasta 2033.
Pérdidas y bases imponibles negativas
Si generas pérdidas pendientes de compensar o deducciones no aplicadas, Hacienda puede comprobarlas durante 10 años. Esta regla se aplica sobre todo a las sociedades; si eres autónomo persona física y tienes pérdidas, consúltalo con tu gestoría.
Subvenciones
Si has recibido una ayuda o subvención pública, la convocatoria suele fijar su propio plazo de conservación, a veces más largo. Revisa las bases de cada ayuda.
Qué facturas y documentos conservar
No solo las facturas emitidas. Guarda:
- Facturas emitidas, correlativas y agrupadas por trimestre. Consulta cómo hacer una factura de autónomo.
- Facturas recibidas de proveedores y tickets de gastos.
- Facturas rectificativas junto a la original. Consulta factura rectificativa.
- Justificantes de pago: extractos bancarios, transferencias.
- Libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión e IVA.
- Modelos presentados (303, 130, 390, 347…) con sus justificantes de presentación.
- Justificantes de cuotas de autónomos y de otros pagos a la Seguridad Social.
- Contratos con clientes y proveedores, y presupuestos.
- Nóminas y documentos laborales, si tienes empleados (los plazos laborales son distintos; consúltalo con tu gestoría).
En qué formato guardarlas
- Papel o digital: ambos son válidos, siempre que se garantice la legibilidad, la autenticidad y la integridad del documento.
- Facturas electrónicas: guárdalas en el formato en que las recibes o emites, no solo una impresión.
- Digitalizar facturas en papel: una copia escaneada nítida suele ser aceptada, pero conviene que no se pueda manipular y que conserves copias de seguridad. Si vas a destruir los originales, consúltalo con tu gestoría.
- Verifactu: cuando sea obligatorio (1 de julio de 2027), tu programa generará registros inalterables de cada factura. Consulta Verifactu.
- Haz siempre copia de seguridad en otro dispositivo o en la nube.
Cómo organizarlas
- Crea una carpeta por año y, dentro, una por trimestre.
- Separa emitidas y recibidas, y dentro de cada una, ordena por fecha.
- Nombra los archivos de forma coherente: 2026-03-15_ProveedorX_Fra123.pdf.
- Guarda en una carpeta aparte las facturas de bienes de inversión, con su fecha de compra.
- Archiva los justificantes de los modelos presentados en el mismo trimestre.
- Revisa una vez al año qué puedes destruir, tras comprobar los plazos más largos.
Este orden es el que más tiempo te ahorra cada trimestre. Consulta qué hacer el primer mes como autónomo.
Y si te das de baja
La obligación de conservar no desaparece al darte de baja. Sigues teniendo que guardar tus facturas, libros y justificantes durante los plazos que correspondan, porque Hacienda puede revisar tus años de actividad aunque ya no seas autónomo. Consulta cómo darse de baja como autónomo.
Qué pasa si no las conservas
- No poder justificar tus gastos en una inspección: Hacienda puede no admitir la deducción y exigirte el IVA y el IRPF que dedujiste, con recargos e intereses.
- Sanciones por incumplir la obligación de conservar la documentación.
- Problemas para recuperar el IVA de bienes de inversión.
- Imposibilidad de defenderte ante una reclamación de un cliente o proveedor.
Si en una revisión no tienes la factura, se complica todo. Por eso es mejor guardar de más que de menos.
Errores frecuentes
- Contar los 4 años desde la fecha de la factura, y no desde el fin del plazo de presentación.
- Tirar las facturas cuando acaba el plazo del IVA, sin esperar al de la Renta.
- No conservar las facturas de bienes de inversión más de cuatro años.
- Guardar solo las emitidas y olvidar las recibidas.
- Guardar solo fotos del móvil sin copia de seguridad.
- Destruir los originales sin saber si la copia digital es válida.
- Pensar que, al darte de baja, ya no tienes que guardar nada.
- No guardar los justificantes de pago, además de la factura.
- No archivar los modelos presentados y sus justificantes.
- Mezclar facturas personales y profesionales.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas siendo autónomo?
Como mínimo 4 años a efectos fiscales, 6 si llevas contabilidad mercantil, y más en bienes de inversión.
¿Desde cuándo se cuentan los 4 años?
Desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura.
¿Y las facturas de bienes de inversión?
Todo el periodo de regularización del IVA (5 años; 10 si es un inmueble) más 4 años.
¿Puedo guardar las facturas solo en digital?
Sí, si garantizas la legibilidad, la autenticidad y la integridad, y tienes copias de seguridad.
¿Tengo que guardarlas si me doy de baja?
Sí, durante los mismos plazos.
¿Qué pasa si pierdo una factura?
Puedes pedir una copia al proveedor. Si no la recuperas, podrías perder la deducción.
¿Es mejor guardar 6 o 10 años?
Para no complicarte, 6 años como regla general y más en bienes de inversión.
¿Dónde confirmo los plazos?
En la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu gestoría.
Conclusión
La regla de oro: guarda todo al menos cuatro años desde que acaba el plazo de la declaración, seis si llevas contabilidad mercantil, y mucho más las facturas de bienes de inversión. Organízalas por año y trimestre desde el primer día, haz copia de seguridad y no tires nada hasta haber comprobado los plazos más largos.
Consulta también libros contables que debe llevar un autónomo, cómo hacer una factura de autónomo y Verifactu.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Confirma los plazos de tu caso con la Agencia Tributaria o con tu gestoría.